Wir sind ein führender System- und Lösungsanbieter der industriellen Sensor- und Automatisierungstechnik mit Headquarters in Fulda. Weltweit erzielen wir einen Jahresumsatz von über 300 Mio. Euro. Was uns auszeichnet ist die Verbindung zwischen Tradition und Innovation. Als Familienunternehmen arbeiten wir dynamisch und nachhaltig an unserem Erfolg. Hierfür suchen wir nicht nur Mitarbeitende, sondern Menschen, die unseren Weg in die Zukunft aktiv mitgestalten.

Wir suchen in Wien eine
Executive Assistant & Project Coordinator CEE (m/w/d)

Teilzeit, 20 Std./Woche, Montag bis Freitag ca. 4 Stunden täglich, mit der Möglichkeit einer späteren Aufstockung.

• Eigenständige Übernahme und Bearbeitung operativer Themen des Managing Directors CEE bis zum vollständigen Abschluss
• Strukturierung und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Management des Kalenders des Managing Directors, einschließlich Terminplanung und -koordination sowie Nachverfolgung der daraus resultierenden Aufgaben
• Koordination und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen, Terminen und offenen Themen innerhalb der CEE-Organisation
• Eigenständige Koordination von Projekten sowie Sicherstellung der termingerechten Umsetzung
• Einholung, Prüfung, Konsolidierung und Aufbereitung von Daten und Informationen aus verschiedenen Ländern und Unternehmensbereichen
• Erstellung von KPI-Übersichten, Statistiken, Analysen, Präsentationen und Management-Reports
• Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings sowie konsequente Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Erstellung von Korrespondenz und Unterlagen zur Freigabe oder Unterschrift durch den Managing Director
• Einsatz moderner AI-Tools für Recherche, Analyse, Reporting und Kommunikation sowie zur Optimierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen
• Organisation und Koordination von Reisen, Terminen und Firmenveranstaltungen der Geschäftsführung

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung, idealerweise mindestens 4 Jahre, als Executive Assistant, Project Coordinator, Management Assistant, im PMO oder in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, hohe Eigenständigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Schnelle, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern
• Ausgeprägte Fähigkeit, Termine und offene Aufgaben konsequent nachzuverfolgen und deren Umsetzung sicherzustellen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und souveräner Umgang mit Führungskräften und unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; Polnischkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel und PowerPoint
• Kenntnisse im Umgang mit AI-Tools oder hohe Bereitschaft, diese schnell zu erlernen und zur
• Effizienzsteigerung, Automatisierung und Prozessoptimierung einzusetzen
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen

• Vielfältige Assistenztätigkeiten mit Gestaltungsspielraum
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Zuschuss zum Mittagessen
• Gute öffentliche Anbindung + Mitarbeiterparkplätze
• Ein professionelles Umfeld, in dem Verlässlichkeit und Zusammenarbeit zählen
• Arbeitsplatz in einem sicheren & expandierenden Unternehmen
• Durch die enge Zusammenarbeit mit dem CEE Managing Director erhalten Sie spannende Einblicke in Strategische und operative Themen des Unternehmens

Gehalt

Wir sind gesetzlich verpflichtet für diese Position das kollektivvertragliche Mindestgehalt in der Verwendungsgruppe 4 für 38,5 Stunden/Woche von brutto Euro 3.416,--/Monat anzuführen. Wir bieten jedoch in jedem Fall eine marktkonforme Bezahlung in Abhängigkeit von Qualifikation und Berufserfahrung.